De perfecte Voorzitter
Zo leidt de perfecte voorzitter een vergadering
Alexander
Rinnooy Kan zit sinds 1980 vergaderingen voor bij organisaties van
allerlei pluimage. Hij weet hoe je het beste een vergadering leidt.
‘De
perfecte voorzitter is goed voorbereid. Je leest álles van tevoren. Zo
kun je ook inschatten: wat is lastig, wat is makkelijk. Als je problemen
verwacht bij een of twee deelnemers, bel je ze de avond tevoren even
op: ‘Dit staat op de agenda, kun je me een idee geven van wat je wilt
bereiken?’
‘Nederlanders
vergaderen graag, ook al beweren ze dat ze er een hekel aan hebben.
Voor een voorzitter, mannelijk of vrouwelijk, is het dankbare dat je
echt kunt bijdragen aan de kwaliteit van de vergadering.
‘De
perfecte voorzitter is goed voorbereid. Je leest álles van tevoren. Zo
kun je ook inschatten: wat is lastig, wat is makkelijk. Als je problemen
verwacht bij een of twee deelnemers, bel je ze de avond tevoren even
op: ‘Dit staat op de agenda, kun je me een idee geven van wat je wilt
bereiken?’
Alexander
Rinnooy Kan (1949) is universiteitshoogleraar Economie en Bedrijfskunde
aan de UvA. Hij is bekend vanwege zijn vele voorzitterschappen, onder
andere bij de Sociaal Economische Raad en VNO-NCW.
Met voormalig Tweede
Kamervoorzitter Gerdi Verbeet schreef hij het boek Voorzitter! De kunst van voorzitten zonder hamer’
‘De
perfecte voorzitter is onpartijdig, maar moet niet bóven de partijen
staan. Hij ontleent zijn gezag aan zijn onpartijdigheid. Hij luistert en
geeft verschillende meningen een kans. Hij laat iedereen aan het woord.
Hij zal wel een mening hebben, maar draagt die mening nooit zo sterk
uit dat mensen die die niet delen uiteindelijk met een katterig gevoel
de zaal verlaten.
‘Bij
een afscheid zei iemand eens tegen me: ‘Je was echt een onzichtbare
voorzitter.’ Dat was positief bedoeld en dat vond ik een groot
compliment. Dat je mensen niet duwt of dwingt, behalve als het echt niet
anders kan.
‘Als
voorzitter streef je twee dingen na. Je bent een regisseur, je moet het
gesprek ordenen, iedereen een kans gunnen, ervoor zorgen dat iedereen
zich gehoord voelt. Maar er is méér dan dat. Als het goed gaat, moet er
aan het eind van de rit ook iets liggen waarmee iedereen tevreden is.
Misschien niet iedereen voor de volle honderd procent; maar zo gaat dat.
Wij Nederlanders zijn heel erg bereid te proberen het met elkaar eens
te worden. Veel meer dan bijvoorbeeld Engelsen en Amerikanen.
‘Een
goede voorzitter in Nederland is – anders dan in veel andere landen –
ook een bemiddelaar. Tussen al die verschillende meningen zoek je naar
een gezamenlijke uitkomst waarmee iedereen redelijk kan leven.
‘Dat
is een kwestie van goed luisteren, van lichaamstaal lezen. Op tijd even
schorsen. Zit iemand achterover geleund of juist voorover. Zit iemand
te knikken of juist te schudden met het hoofd. Daarnaar kijken is heel
leerzaam.
‘Wat
moet je niet doen? Boos worden. Je erg opwinden. Ik geloof niet dat dat
ooit zin heeft. Zelfs wanneer je echt reden hebt om boos te zijn, als
mensen zich evident misdragen, dan is het nog altijd beter om niet heel
boos te worden. Je wilt de vergadering beheersen: begin bij jezelf.
‘Zie
je bij anderen grote opwinding, dan zeg je zoiets als: ‘Ik heb de
indruk dat niet iedereen het met u eens is.’ Belangrijk is dat ook
minder blije deelnemers denken: ‘Ik heb mijn zin niet gekregen, maar ik
heb wel een kans gekregen.’
‘Voorzitters
verdienen vooral waardering als ze erin slagen binnen de gestelde tijd
tot een besluit te komen waarmee iedereen kan leven. Je kunt als
voorzitter erg populair worden als je je houdt aan de tijdsplanning. En
zeker wanneer je binnen die gegeven tijd iets tot stand weet te brengen
waar mensen tevreden mee zijn. Je wilt mensen het gevoel geven dat hun
tijd goed besteed is. Dat ze iets bijgedragen en iets nuttigs
gerealiseerd hebben.’
Posts
Geen opmerkingen:
Een reactie posten